Ein modernes Notariat braucht ein klares Zielbild. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Vision für effiziente Abläufe, bessere Servicequalität und hohe Datensicherheit entwickeln – und warum dieser erste Schritt entscheidend ist, um die Digitalisierung erfolgreich und nachhaltig umzusetzen.
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Die Digitalisierung im Notariat beginnt nicht mit der Auswahl einer Software oder der Einführung neuer Tools, sondern mit einer grundlegenden Frage: Wie wollen wir in Zukunft arbeiten?
Ein klares Zielbild ist der erste und wichtigste Schritt jeder digitalen Transformation. Es schafft Orientierung, bündelt Erwartungen und hilft, Prioritäten zu setzen. Ohne ein gemeinsames Verständnis davon, wohin die Reise gehen soll, drohen Umwege, teure Fehlentscheidungen und Frustration im Team.
Die Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Sie soll den Arbeitsalltag für Notar*innen, Mitarbeitende und Klient*innen gezielt verbessern. Ein Zielbild dient dabei als strategische Grundlage. Es beschreibt, wie ein Notariat in einigen Jahren arbeiten möchte, und macht sichtbar, welche Veränderungen dafür notwendig sind.
Ein solches Zielbild beantwortet zentrale Fragen:
Wie sollen Arbeitsprozesse künftig aussehen? Welche Aufgaben sollen automatisiert werden? Wie kann die Zusammenarbeit im Team vereinfacht werden? Und welches Erlebnis sollen Klient*innen künftig haben (vom ersten Kontakt bis zur Dokumentenübergabe)?
Diese Leitfragen helfen, das Zielbild konkret zu gestalten und es nicht auf Schlagworte wie „digital“ oder „modern“ zu reduzieren.
Nicht jedes Notariat verfolgt die gleiche Strategie. Einige wollen vor allem effizienter arbeiten und Routineaufgaben wie Terminplanung, Dokumentenerstellung oder die Rechnungsstellung automatisieren. Andere legen den Schwerpunkt auf Servicequalität und möchten die Kommunikation mit Klient*innen verbessern – etwa durch sichere elektronische Dokumentenzustellung oder digitale Beratungstermine.
Wieder andere fokussieren sich auf Datensicherheit und wollen ihre Archivierung und Zugriffskontrolle so strukturieren, dass sie den rechtlichen Anforderungen optimal entsprechen.
Wichtig ist, dass das Zielbild realistisch bleibt und die tatsächlichen Bedürfnisse des Notariats widerspiegelt.
Ein Zielbild wirkt nur, wenn es gemeinsam getragen wird. Deshalb sollte es immer schriftlich festgehalten und mit allen Mitarbeitenden besprochen werden. Auch externe Partner (IT-Dienstleister oder Berater*innen) sollten frühzeitig eingebunden werden, damit ihre Lösungen zum Zielbild passen.
In der Praxis hilft es, das Zielbild regelmässig zu überprüfen, etwa einmal jährlich, um neue Entwicklungen oder gesetzliche Änderungen einfliessen zu lassen.
Ein klar formuliertes Zielbild ist der Kompass der digitalen Transformation im Notariat. Es zeigt, worauf sich Investitionen, Projekte und Schulungen ausrichten sollen, und schafft ein gemeinsames Verständnis für den Weg dorthin. Wer diesen ersten Schritt sorgfältig geht, vermeidet Umwege und schafft die Grundlage für eine nachhaltige, erfolgreiche Digitalisierung.
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