Eine erfolgreiche Digitalisierung beginnt mit Klarheit über den Ist-Zustand. Erfahren Sie, wie Sie Prozesse, Systeme und Kompetenzen im Notariat strukturiert analysieren – und warum diese Bestandsaufnahme entscheidend ist, um realistische Ziele zu setzen und Projekte effizient umzusetzen.
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Bevor ein Notariat die digitale Transformation plant, muss es wissen, wo es heute steht. Eine fundierte Ist-Analyse ist der entscheidende zweite Schritt auf dem Weg zur digitalen Kanzlei. Sie zeigt, welche Systeme bereits gut funktionieren, wo Medienbrüche bestehen und welche Kompetenzen im Team vorhanden sind.
Oft wird diese Phase unterschätzt. Dabei legt sie den Grundstein für realistische Entscheidungen und vermeidet spätere Überraschungen und explodierende Kosten.
Die Digitalisierung betrifft weit mehr als nur Technik. Sie verändert Abläufe, Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege. Eine Ist-Analyse hilft, all diese Aspekte sichtbar zu machen und in der bevorstehenden Realisierung zu berücksichtigen.
Wer weiss, welche Prozesse funktionieren und welche nicht, kann gezielt ansetzen, statt überall gleichzeitig anzufangen. Das spart Zeit, Geld und Energie.
Zudem schafft die Ist-Analyse Transparenz über Abhängigkeiten: Welche Systeme greifen ineinander? Wo entsteht doppelte Datenpflege oder ein Medienbruch? Und welche Aufgaben binden unnötig Ressourcen?
Die Antworten auf diese Fragen bestimmen, welche Projekte Priorität haben und welche später folgen können.
Eine strukturierte Ist-Analyse umfasst mehrere Ebenen:
Digitalisierung funktioniert nur, wenn das Team sie auch versteht und akzeptiert.
Die Ergebnisse der Ist-Analyse sollten klar dokumentiert werden – idealerweise in Form einer einfachen Übersicht mit den Kategorien Technik, Prozesse, Daten, Kompetenzen und Risiken.
So entsteht ein Gesamtbild, das als Basis für die weitere Planung dient.
Hilfreich ist es, die Analyse gemeinsam mit internen Schlüsselpersonen durchzuführen. Berücksichtigen Sie unter anderem die Meinungen der Kanzleileitung, der IT-Verantwortlichen sowie der Mitarbeitenden, die die Prozesse täglich ausführen.
Eine sorgfältige Ist-Analyse zeigt, wo das Notariat heute steht (technisch, organisatorisch und personell). Sie bildet die Grundlage für jede digitale Roadmap und verhindert Fehlentscheidungen. Wer diese Bestandsaufnahme ernst nimmt, kann gezielt investieren, Mitarbeitende optimal einbinden und die Digitalisierung Schritt für Schritt erfolgreich umsetzen.
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