Erfahren Sie, wie die Digitalisierung Notariaten neue Möglichkeiten eröffnet, aber auch Herausforderungen mit sich bringt. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie mit einem klaren Zielbild, einer realistischen Ist-Analyse und einer durchdachten Roadmap den Einstieg erfolgreich gestalten.
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Die Digitalisierung verändert auch das Notariatswesen grundlegend. Papierakten, physische Archive und rein persönliche Termine werden zunehmend durch digitale Prozesse ersetzt. Das eröffnet neue Chancen, bringt aber auch Unsicherheiten mit sich. Viele Notariate fragen sich: Wie gelingt der Einstieg? Welche Investitionen lohnen sich? Und wie kann das Team den Wandel mittragen?
Eine klare Struktur hilft, Risiken zu vermeiden und Chancen gezielt zu nutzen.
Der erste Schritt auf dem Weg zur digitalen Kanzlei ist ein gemeinsames Zielbild. Digitalisierung darf kein Selbstzweck sein, sondern soll konkrete Verbesserungen bringen – mehr Effizienz, bessere Servicequalität oder höhere Sicherheit. Ein Zielbild gibt Orientierung und hilft, Prioritäten zu setzen.
Unabhängig vom Schwerpunkt gehört auch das Thema Datensicherheit immer dazu – Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Notfallkonzepte sind unverzichtbar, um Vertraulichkeit und Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Sobald das Zielbild steht, folgt die Ist-Analyse. Sie zeigt, wo das Notariat heute steht, welche Systeme und Prozesse bereits gut funktionieren und wo Lücken bestehen. Oft zeigt sich, dass einzelne Bereiche wie zum Beispiel die Buchhaltung bereits digitalisiert sind, während andere noch von Medienbrüchen geprägt sind.
In einem Notariat läuft die Buchhaltung digital, doch die Dokumentenablage liegt noch auf einem lokalen Server. In einem anderen ist die IT modern, aber das Team nutzt digitale Tools kaum, weil Schulungen fehlen. Eine sorgfältige Analyse dieser Ausgangslage ist entscheidend, um realistische Schritte zu planen und die Mitarbeitenden gezielt mitzunehmen.
Auf Basis dieser Erkenntnisse entsteht die Roadmap – der konkrete Fahrplan für die digitale Transformation. Sie legt fest, welche Massnahmen wann umgesetzt werden und in welcher Reihenfolge sie den grössten Nutzen bringen.
Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Wahl der richtigen Partner. Viele Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an der Zusammenarbeit mit unpassenden Anbietern. Ein verlässlicher Partner kennt die rechtlichen Rahmenbedingungen, versteht die spezifischen Abläufe im Notariat und bietet Support in der entsprechenden Region an. Kriterien wie Datenspeicherung im Inland, Anpassungsfähigkeit und langfristige Betreuung sind bei der Auswahl entscheidend.
Die Digitalisierung im Notariat ist kein Sprint, sondern ein Prozess. Wer ein klares Zielbild definiert, die Ausgangslage realistisch einschätzt und eine Roadmap mit den richtigen Partnern entwickelt, schafft die Grundlage für nachhaltige Verbesserungen.
In den kommenden Beiträgen dieser Blogreihe vertiefen wir jedes dieser Themen – praxisnah, verständlich und mit konkreten Beispielen aus Berner Notariaten.
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