Wie gelingt der Wechsel auf eine neue Kanzleisoftware, ohne bestehende Daten zu verlieren oder den laufenden Betrieb zu unterbrechen? Dieser Beitrag zeigt anhand eines konkreten Praxisprojekts, wie ein vollständiger Wechsel auf ACEO Business innerhalb von 90 Tagen umgesetzt wurde. Von der Datenanalyse über mehrere Testmigrationen bis zum Go-Live wurden alle Schritte gemeinsam geplant, geprüft und begleitet.
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Der Wechsel auf eine neue Kanzleisoftware gehört zu den grösseren Projekten im Alltag einer Kanzlei. Besonders die Übernahme bestehender Daten sorgt häufig für Unsicherheit. Können alle Informationen übernommen werden? Bleiben laufende Aufträge erhalten? Funktioniert die Buchhaltung nach der Migration weiterhin wie gewohnt?
Genau diese Fragen beschäftigen viele Kanzleien, die über einen Systemwechsel nachdenken. Dabei zeigt die Erfahrung, dass eine Datenmigration kein unüberschaubares Risiko sein muss. Mit einer klaren Planung, einer strukturierten Vorgehensweise und einer engen Zusammenarbeit lässt sich ein solcher Wechsel effizient und sicher umsetzen.
Das Notariat im beschriebenen Beispiel hat dies eindrücklich bewiesen. Innerhalb von knapp drei Monaten wurde der vollständige Wechsel auf ACEO Business erfolgreich umgesetzt. CRM-Daten, offene Aufträge und die gesamte Buchhaltung wurden übernommen, geprüft und rechtzeitig für den produktiven Einsatz bereitgestellt. Bereits am ersten Arbeitstag nach dem Go-Live konnten die Mitarbeitenden ohne Unterbruch im neuen System weiterarbeiten und direkt die erste Rechnung versenden.
Das Ursprungssystem war während vieler Jahre die zentrale Kanzleisoftware des Notariats. Entsprechend gross war der vorhandene Datenbestand. Klient:innen, laufende Geschäfte, Rechnungen und Buchhaltungsdaten aus insgesamt sechs Jahren bildeten die Grundlage des täglichen Arbeitens. Sämtliche dieser Daten wurden vollständig übernommen.
Bereits zu Beginn war klar, dass eine erfolgreiche Migration weit mehr bedeutet als das reine Kopieren von Daten. Entscheidend war, dass Informationen vollständig, korrekt und nachvollziehbar übernommen wurden und die Mitarbeitenden ihre Arbeit nach dem Wechsel ohne Einschränkungen fortsetzen konnten.
Aus diesem Grund startete das Projekt mit einer detaillierten Analyse der bestehenden Daten. Gemeinsam wurde definiert, welche Daten übernommen werden, wie diese im neuen System abgebildet werden und welche Besonderheiten dabei zu berücksichtigen sind. Diese Vorbereitung bildete die Grundlage für sämtliche weiteren Projektschritte.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war dabei die enge Zusammenarbeit zwischen dem Notariat und dem Projektteam von ACEO Business. Rückmeldungen erfolgten zeitnah, offene Fragen konnten direkt geklärt werden und notwendige Entscheide wurden ohne Verzögerung getroffen. Dadurch blieb das Projekt jederzeit im geplanten Zeitrahmen.
Nach Abschluss der Analyse wurde die eigentliche Migration vorbereitet. Für jeden Datenbereich wurde definiert, wie die Überführung nach ACEO Business erfolgen soll und welche Prüfungen notwendig sind. Bereits früh wurden mehrere Testmigrationen durchgeführt. Dadurch konnten die übernommenen Daten gemeinsam kontrolliert und allfällige Anpassungen vorgenommen werden, lange bevor der produktive Wechsel erfolgte.
Diese Testläufe umfassten sämtliche relevanten Bereiche des Notariats. Klient:innen, offene Aufträge und Buchhaltungsdaten wurden vollständig überprüft und mit den bestehenden Daten verglichen. Schritt für Schritt entstand so die Sicherheit, dass alle Informationen korrekt übernommen werden und die Arbeitsprozesse im neuen System wie vorgesehen funktionieren.
Dank dieser strukturierten Vorbereitung verlief auch die finale Migration planmässig. Anfang Juni 2026 wurden sämtliche Daten in ACEO Business übernommen. Der Wechsel erfolgte ohne Unterbruch des Kanzleibetriebs und ohne Datenverluste. Bereits am ersten Tag standen sämtliche Informationen im neuen System vollständig zur Verfügung.
Eine erfolgreiche Einführung endet nicht mit der technischen Migration. Ebenso wichtig ist, dass die Mitarbeitenden das neue System sicher anwenden können.
Deshalb war die Schulung von Anfang an ein fester Bestandteil des Projekts. Bereits vor dem Go-Live wurden die Mitarbeitenden gezielt auf die neue Arbeitsweise vorbereitet. Gemeinsam wurden die wichtigsten Prozesse durchgearbeitet und offene Fragen direkt beantwortet.
Auch nach der Inbetriebnahme blieb das Projektteam eng mit Thomas A. Baumann und seinen Mitarbeitenden in Kontakt. Denn ein Systemwechsel bedeutet nicht nur neue Technik, sondern auch neue Arbeitsweisen. Gewohnte Prozesse werden durch neue ersetzt, und das braucht eine Eingewöhnungszeit. Mit enger Begleitung durch ACEO konnten Fragen direkt geklärt und Anpassungen rasch umgesetzt werden. Die Vorteile der neuen Software waren dabei bereits früh spürbar, was den Wandel erleichterte und die Motivation im Team stärkte.
Der Wechsel auf eine neue Kanzleisoftware wird häufig als grosses Risiko wahrgenommen. Tatsächlich entscheidet jedoch nicht die Grösse des Datenbestands über den Projekterfolg, sondern die Qualität der Vorbereitung und die Zusammenarbeit aller Beteiligten.
Das beschriebene Projekt zeigt, dass auch umfangreiche Datenbestände innerhalb weniger Monate vollständig übernommen werden können. Voraussetzung dafür sind eine strukturierte Analyse, mehrere Testmigrationen, klare Entscheidungswege und eine enge Abstimmung während des gesamten Projekts.
Eine Datenmigration ist deshalb kein einmaliger technischer Vorgang, sondern ein gemeinsames Projekt zwischen Kanzlei und Softwareanbieter. Wird dieser Prozess sorgfältig geplant und begleitet, entsteht daraus nicht nur ein erfolgreicher Systemwechsel, sondern auch eine stabile Grundlage für die zukünftige digitale Arbeitsweise der Kanzlei.
Der Wechsel auf ACEO Business bedeutet somit nicht nur die Einführung einer neuen Software. Er schafft die Voraussetzungen für effizientere Prozesse, moderne Zusammenarbeit und eine langfristig zukunftsfähige IT-Landschaft.
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